Tips og Triks med Microsoft Teams

Tips og Triks med Microsoft Teams

Tips og Triks med Microsoft Teams

I en arbeidshverdag hvor alt foregår digitalt over en rekke ulike plattformer er det lett å miste oversikten. Kanskje kjenner du deg igjen i at konsentrasjonen svekkes når du blir avbrutt av telefoner eller impulsive møter, eller kanskje bruker du unødvendig tid på å lete etter dokumenter

I en tid hvor hjemmekontor er en norm for de privilegerte, og IKEA går tom for kontorpulter har interessen for samhandlingsverktøy og digitale løsninger eksplodert. Nød lærer naken kvinne å spinne er et særdeles passende uttrykk i denne sammenhengen, da andelen som har tatt i bruk digitale samhandlingsverktøy har eksplodert og mange har blitt tvunget til å lære seg nye arbeidsmetoder på svært kort tid.

Microsoft Teams er et særdeles godt verktøy, og verdien kommer virkelig til synet når det bevisst innføres i hele organisasjonen, og erstatter all intern kommunikasjon. Fordi det allerede finnes en rekke videoer og artikler som enkelt lærer deg Teams vil du her få servert tips og triks jeg selv gjerne skulle visst fra første dag.

SNARVEI

Brukervennligheten i Teams er høy, men det er fortsatt slik at enkelte foretrekker å bruke snarveier i deres arbeidsflater. Hvis dette gjelder deg finner du det enkelt ved å trykke ned "Ctrl + .", eller se bildet nedenfor.

INTERN KOMMUNIKASJON

Et tips for bedre samhandling internt er å la Teams erstatte de andre kanalene som brukes i intern kommunikasjon. Før start vil det være hensiktsmessig å ta en prat om hvordan strukturen skal settes opp for høyest mulig brukervennlighet tilpasset ditt team. Mail, filer, telefoner, møter og notater – alt samlet på ett sted. Jeg personlig synes den største fordelen til Teams er at jeg kun trenger å forholde meg til en arbeidsflate, og at jeg slipper å bruke tid på å huske i hvilken mappe, i hvilken gruppe eller med hvem jeg snakket med.

Med søkelinjen øverst på siden kan du enkelt søke fram hva du leter etter, og dermed spare verdifull tid på å lete gjennom ulike mapper eller grupper.

Søkelinje i Teams

Tips: Uavhengig av om du søker etter en dialog eller en fil, kommer alltid meldinger opp først. Endre til "Filer" etter at du har tastet inn søkeordet, og vipps har du funnet det du så etter - uten å bruke tid på å lete

FLYTT DIALOGEN DIN

Det vil være situasjoner hvor du ikke har alle dine interessenter tilgjengelig i Teams, og kanskje oppstår det et ønske om å flytte dialogen fra Teams til Outlook. Fortvil ikke, nå kan du enkelt gjøre det direkte fra Teams og hele dialogen blir umiddelbart overført til Outlook. Det er også planlagt lansering for flytting av dialoger fra Outlook til Teams i nær framtid.

BAKGRUNNSBILDE

Du fikk kanskje med deg sjefen som lekte med effekter i Teams, og som endte opp med å bli værende en potet gjennom hele møtet?

Akkurat disse effektene er altså ikke en del av Teams sin funksjonalitet, men derimot har de nå lansert muligheten for å endre bakgrunn. Et godt alternativ til de som sitter i åpne landskap eller har hjemmekontor. Microsoft tilbyr en rekke fine bakgrunner som du får tilgang på gjennom "utvidelse" og "vis bakgrunnseffekter".

Hvis du derimot ønsker å bruke bilde du tok på fjelltur i fjor påske, eller kanskje bedriftens egen bakgrunn med logo kan du ta en liten omvei for å laste opp disse:

  1. Lim inn: %AppData% \Microsoft\Teams\Backgrounds i din filsøker.
  2. Flytt over de bildene du ønsker å laste opp i teams i denne mappen.
  3. Test ut og bruk de bildene du synes er best til det møtet du skal ha.

LEGG TIL CHAT I DIN E-POST SIGNATUR

Stadig flere bedrifter tar i bruk Teams, så hvorfor ikke oppfordre dine kontakter til å kontakte deg via Teams? Greit å vite at dette kun fungerer hvis mottakeren også har Teams, men fortsatt en nyttig funksjon.

Legg til din epost i linken nedenfor og inkluder den i din epost signatur.

https://teams.microsoft.com/l/chat/0/0?users=navn@epost.com

TA KONTROLL OVER EGEN TILGJENGELIGHET

Visste du at det tar i gjennomsnitt 25 minutter å gjenoppta arbeidsevnene når du avbrytes?

I en digital hverdag med høy grad av tilgjengelighet blir «fokustiden» din viktigere enn noen gang. Et tips her er å legge til faste tider i din kalender hvor du er utilgjengelig. Dette kan du enten gjøre manuelt i Teams, eller bruk Microsoft MyAnalytics til å automatisere det. Fordelen med å bruke MyAnalytics er at du også oppnår en større innsikt i hvordan din arbeidsuke vanligvis ser ut. Oversiktlig framstilles statistikk over tid brukt på møter, hvem du har samhandlet med og hvor mye du har jobbet utenfor angitt arbeidstid.

Microsoft Teams er mye mer enn hva som legges fram i denne korte gjennomgangen, men jeg håper du har funnet noen nyttige tips for egen anvendelse av verktøyet i din arbeidshverdag.

Vil du vite mer?

Legg igjen telefonnummeret ditt her, så ringer vi deg for en uforpliktende prat. Det tar aldri mer enn en arbeidsdag før du hører fra oss.